Проведение совещаний

Опубликовано: Директриса
В категории Менеджмент 12 августа, 2010



В работе все руководители используют такой управленческий механизм, как проведение совещаний. Нужно уметь грамотно и умело провести совещание.

Проведение совещанийПроведение совещаний должно быть отлично подготовлено и организовано.

Совещание не должно длиться слишком долго, оно должно быть конструктивным, решать определенные проблемы и быть реально нужным.

Попытаемся вникнуть в цели и приемы проведения совещаний и ответить на вопрос: как провести совещание грамотно и умело?

Цель проведения совещания: обмен информацией, мнениями, отчеты и решение проблем.

К методам проведения совещаний относят: доклад, обмен мнениями, мозговой штурм, обсуждение. Используйте тот метод, который наиболее подходит для решения той или иной проблемы.

Как правило, на совещании подытоживается работа отделов за какой-то период, выносятся на рассмотрение новые вопросы и коллективно находятся ответы. Конечно же, последнее слово за руководителем, но мнения начальников отделов ему нужно знать непременно.

Когда же созывается совещание?

Проведение совещаний необходимо, если:

  • нужна информация или совет;
  • необходимо обсуждение проблемы группой для вынесения решения;
  • нужно поделиться информацией, нововведениями и поставить всех в известность;
  • разъяснить обязанности по решению проблемы и назначить ответственных;
  • выслушать мнения группы, по какому-то назревшему вопросу.

В каких случаях проведение совещаний недопустимо?

  • при обсуждении личного вопроса или ситуации, которая должна быть улажена один на один;
  • если можно обойтись телефонным звонком или сообщением по e-mail;
  • если у Вас, как руководителя, нет времени на подготовку;
  • если решение принято, все вопросы решены или вопрос не столько важен и актуален в данный момент;
  • если группе нужно время для подготовки отчета и предложений.

Четко назначайте время проведения совещания и оповестите всех через секретаря.

Не задерживайтесь, начинайте совещание всегда вовремя, тем самым Вы дисциплинируете своих сотрудников.

Приглашайте только тех специалистов, которые компетентны в решении этих вопросов или являются исполнителями.

Составляйте заранее план совещания (повестка дня) и ознакомьте с ним всех присутствующих в начале совещания.

К подчиненным обращайтесь по имени, отчеству. Будьте вежливы, не переходите на крик.

Всегда интересуйтесь исполнением своих поручений.

Ведите себя свободно и уверенно.

Давайте сотрудникам высказываться и прислушивайтесь к чужой точке зрения.

Внимательно слушайте предложения и не критикуйте.

Не затягивайте совещание по времени. Умело подытоживайте все вышесказанное.

После совещания у участников должен быть четкий план действий на будущее.

Обязательно позаботьтесь о комфорте для участников совещания: зал для совещаний — это большая проветренная комната, с удобными стульями, столом. Для удобства на стол обычно кладут бумагу и ручки для заметок. В комнате должен быть графин с водой и чистые стаканы.

Не считайте это мелочами. От подобных мелочей зависит отношение подчиненных к руководителю, дисциплина в коллективе и рабочий настрой сотрудников.

На вопрос: как долго проходит совещание по времени, можно ответить: от получаса до 2 часов.

Не забывайте, все зависит от целей проведения совещаний. Это может быть оперативное совещание, рабочее совещание, координационное совещание.

В любом случае, проведение совещаний — прерогатива руководителя и то, как он будет с этим справляться, зависит его имидж, как управленца.





Комментарии »

Пока нет комментариев. Стань первым!

Прокомментировать!